Бизнес-Персонал

+7 (982) 450 61 10
+7 (917) 730 29 66

Консультации, диагностика, анализ, решения и внедрение бизнес-процессов управления персоналом и оптимизации деятельности организации

Повышение операционной эффективности

Постановка проблемы

Основной показатель эффективно работающей компании — быстрая реакция на запросы и изменения рынка с оптимальным использованием имеющихся у нее ресурсов. Данная формулировка так же касается и внутренних поставщиков и потребителей в компании (одно подразделение является поставщиком и потребителем продукции и услуг других подразделений). С течением времени эффективность может снижаться:

  1. Появляются лишние действия и процедуры, действующие процедуры устаревают и становятся никому не нужными;
  2. Подразделения начинают дублировать работу друг друга, потому что так быстрее и проще;
  3. У руководства компании нет достаточной информации для оценки имеющихся ресурсов и оптимальности их использования;
  4. Меняются техника и технологии, а существующие в компании стоят на месте и устаревают
  5. Меняется законодательство, внутренняя и внешняя среда
  6. У сотрудников нет активности, «глаз замыливается», «руки не доходят», все время расходуется на текущую работу в которой, как правило, мало места уделяется повышению эффективности.

Следствием этого становится:

  1. Раздувание штата и увеличение затрат на персонал;
  2. Неконтролируемые или частично контролируемые затраты ресурсов;
  3. Расширение номенклатуры, отчетности, появление убыточных, невостребованных, низко оборачиваемых позиций;
  4. Затоваривание склада и замораживание денежных средств в запасах;
  5. Компанию покидают активные и перспективные сотрудники
  6. Вырождается культура сотрудников, направленная на постоянное совершенствование, данный процесс работает только «из под палки»
  7. и другие проблемы.

Операционная деятельность компании

- это процессы производства и доставки до потребителя продуктов компании - закупки, производство, логистика и продажи, а также обеспечивающая деятельность.

Эффективность операционной деятельности измеряется через соотношение объема и качества и количества продукции к ресурсам, используемым для ее получения. Для того чтобы добиться повышения эффективности, необходимо выявить и устранить потери ресурсов, возникающие ежедневно: неэффективное использование рабочего времени, оборудования, складских площадок, транспорта, потери сырья, материалов, энергии доп.продукции и др.
Существует множество инструментов повышения эффективности: карты сбалансированных показателей, оптимизация организационной структуры, внедрение информационных технологий, мотивация и управление вовлеченностью персонала, стройное производство - внедрение этих инструментов дает точечные результаты и улучшает ситуацию локально.
Разрозненные попытки повысить эффективность компании через проведение проектов и программ отдельными функциональными службами не так результативны, как единый интегрированный проект повышения эффективности.
Поэтому основной задачей проекта повышения операционной эффективности являетсяпринцип - используя системный подход, объединить все усилия по улучшениям, предпринимаемые в компании, и направить их на достижение одной цели - эффективности текущих операций. Необходимо, чтобы персонал на всех уровнях и во всех функционалах компании мог видеть, где теряются ресурсы, имел реальные полномочия и инструменты, необходимые для улучшения деятельности.

Комплексность подхода выражается в достижении следующих целей:

  1. Совершенствования производственных и управленческих процессов с целью снижения затрат;

  2. Оптимизация организационно - функциональных структур с целью повышения эффективности системы управления и контроля издержек;
  3. Внедрение различных методик с целью развития навыков сотрудников, участвующих в проекте;
  4. Поощрение инициативы сотрудников с целью развития производственной культуры.

Проект

Прое́кт (от лат. projectus — брошенный вперёд, выступающий, выдающийся вперёд) — замысел, идея, образ, воплощённые в форму описания, обоснования, расчётов, чертежей, раскрывающих сущность замысла и возможность его практической реализации.

Grafik effekt 1

Проект — это работы, планы, мероприятия и другие задачи, направленные на создание нового продукта (устройства, работы, услуги)
Проектная работа позволяет сконцентрировать усилия сотрудников всей компании в достижении поставленных целей. С точки зрения повышения эффективности работы это выглядит так:


Проект состоит из 5-ти этапов:

Plan proekta

  1. Подготовительный этап.
  2. Создание инфраструктуры проекта.
  3. Проведение основных этапов проекта.
  4. Внедрение и контроль эффекта от мероприятий.
  5. Оценка и мотивация участников проекта.

 

Основной этап проекта состоит из 5-ти разовых фаз и одной, последней, которая должна остаться работать постоянно после завершения проекта:

Osnovnoj etap

  1. Сбор данных по единице, анализ и диагностика, постановка целей;
  2. Формирование / сбор гипотез и предложений, их обоснование, постановка задач руководству единицы;
  3. Самостоятельная работа руководства Единицы / предприятия («домашнее задание» совместно с рабочей группой);
  4. Доработка предложений, согласование с руководством единицы / предприятия;
  5. Подготовка к внедрению предложений;
  6. Самостоятельная работа по генерации предложений и внедрению.

 

Симптомы необходимости проведения проекта

  1. Затраты в компании растут или снижаются не значительно, разово и не предсказуемо;
  2. Выручка в компании падает или увеличивается незначительно, разово и не предсказуемо;
  3. Документы разрабатываются, подписываются долго. Очень много срочных, не стандартных отчетов и указаний;
  4. Компания не может быстро перестроится под изменяющиеся внешние и внутренние факторы;
  5. Распоряжения руководства выполняются формально или не выполняются совсем, всегда имеются причины, что бы их не выполнить;
  6. Отсутствует активность сотрудников, направленная на совершенствование операционной деятельности. Активность возникает разово при инициации ее руководством компании;
  7. Сотрудники мотивированы исключиткльно на выполнение плана, зачастую не синхронизированного с рынком и поставкой сырья;
  8. Премии в компании выплачиваются практически всегда в полном объеме;
  9. Наблюдаются слабые навыки сотрудников работы на ПК, офисных программах, другом ИТ обеспечении. Имеет место слабая грамотность в финансовых и экономических расчетах.

Если вы видите эти симптомы, вам срочно необходимо проведение подобного проекта!

Результаты проекта

Реализация проекта совершенствования операционной деятельности позволит:

Руководителям:

  1. Досконально разобраться в производственно – хозяйственной и управленческой деятельности подразделения / компании;
  2. Реализовать существующие идеи повышения эффективности;
  3. Вовлечь в повышение эффективности деятельности подразделения / компании весь свой коллектив;
  4. Сократить затраты и устранить потери в подразделении / компании минимум на 15%-20%;
  5. Повысить эффективность управления и взаимодействия в подразделении / компании
  6. Улучшить внешние коммуникации
  7. Выявить реальный кадровый резерв и развить кадровый потенциал подразделения / компании.

Другим участникам проекта:

  1. Изучить различные шаги производственного процесса и развиться в качестве специалиста широкой квалификации;
  2. Приобрести дополнительные профессиональные навыки, включая передовые методы технико-экономического анализа;
  3. Усовершенствовать навыки межличностного общения и приобрести опыт работы в многофункциональной команде;
  4. Развиться в качестве инициативного и ответственного менеджера, находящегося в поле зрения высшего руководства компании;
  5. Наладить связи с наиболее талантливыми и перспективными сотрудниками в различных подразделениях компании;

Команда, прошедшая данный проект, в дальнейшем сможет сама реализовывать подобные проекты и поддерживать систему постоянного совершенствования.